Filtre automatique

Pour ne visualiser qu'une partie des enregistrements (lignes) de la liste, vous filtrez la liste selon un critère, par exemple dans une liste d'adresse, vous filtrez les adresses d'un département spécifique.

La méthode la plus simple est le filtre automatique, Données/ Filtre/Filtre automatique. De petites flèches s'affichent en bas à droite des cellules de la ligne de titre, comme dans l'exemple de la figure suivante.

En cliquant sur une de ces flèches, vous constaterez que la liste des entrées de la colonne y est disponible. Vous avez maintenant différentes possibilités :

1. Sélectionnez une de ces entrées, à l'écran ne sont maintenant visibles que les lignes contenant cette entrée. Pour vous indiquer que vous avez appliqué un filtre, la flèche devient bleue ainsi que les numéros de lignes. Les lignes qui ne correspondent pas à votre choix sont masquées. Vous pouvez appliquer un autre filtre par-dessus le précédent en cliquant sur la flèche d'une autre colonne.
2. Vous pouvez également choisir dans la liste des entrées, Vides ou Non vides pour afficher les lignes dont le champ est vide ou celles contenant quelque chose, quelque soit cette donnée.
3. les 10 premiers ouvre la boîte de dialogue suivante :

• Haut affiche les premiers, Bas affiche les derniers.

• Sélectionnez le nombre que vous souhaitez afficher.

• Sélectionnez Éléments ou Pourcentage afin d'afficher le nombre d'éléments ou le pourcentage dans la liste.

4. et Personnalisé ouvre la boîte de dialogue suivante :

• Sélectionnez les opérateurs dans les zones situées à gauche, et tapez ou sélectionnez les valeurs dans les zones situées à droite .

• Cliquez sur Et pour combiner deux critères (seules les lignes répondant aux 2 critères seront affichées). Cliquez sur Ou pour utiliser l'un des deux critères (une ligne sera affichée si elle répond à l'un des 2 critères).

Dans le cas où vous effectuez des filtres automatiques régulièrement, je vous conseille d'ajouter les commande Filtre automatique et Afficher tout (situé dans la catégorie Données) sur une barre d'outils et créer une image à Afficher tout.

Depuis la version 2003, la liste propose un tri par ordre croissant ou décroissant.

Le menu du filtre s'est étendu avec le filtre par couleur et s'adapte en fonction du type de contenu de la plage à filtrer : par couleur des polices ou des fonds de cellule (voir l'exemple), textuels, chronologiques ou numériques. Ces menus vous permettent d'établir plus facilement le filtre désiré mais si vous regardez la commande Filtre personnalisé... vous constaterez que la boite de dialogue est la même que dans les versions précédentes.

Nombre	Texte
Dates	Couleur

Filtrer un champ contenant un code postal au format numérique pour n'afficher que ceux d'un département, ici l'Hérault (34):

Filtrer un champ contenant une date pour afficher une période, tel que le mois de Février 2002 (était-ce une année bissextile ?). Pour ne pas avoir à réfléchir, choisissez systématiquement supérieur ou égal au 1er jour de la période et strictement inférieur au 1er jour suivant la période.

Afficher les enregistrements de 2 valeurs d'un champ texte (par exemple les livraisons de 2 chauffeurs) : utilisez le OU, en effet un enregistrement ne s'affiche que si le critère est vrai et un champ ne peut pas être 1 valeur ET 1 autre, mais 1 valeur OU 1 autre.

Afficher les enregistrements pour  un champ texte commençant par un A, un B, un C, un D et un E. Cela veut dire que le champ commencera par un A jusque F. Pour cela nous utilisons supérieur ou égale à A ET strictement inférieur à F.